Hoe zet je een goede administratie als bewindvoerder op?

Geplaatst op

Iedereen houdt op een of andere manier wel een administratie bij. Denk bijvoorbeeld aan de polisbladen van de verzekeringen in een map of de bankafschriften die meestal bij elkaar in een aparte map zijn opgeborgen.

Wat betekent het bijhouden van een administratie voor de bewindvoerder?

Vanaf het begin dat een klant binnenkomt, dienen er al administratieve taken te worden verricht. Om er maar een paar op te noemen:

1. Vastleggen klantdossier, met o.a. persoonsgegevens, situatie etc.
2. Invullen intakeformulier en archiveren.
3. Verkrijgen van financiële gegevens.
4. Plan van Aanpak opstellen en vastleggen in afspraken.
5. Correspondentie met de rechtbank en/of derden middels officiële aanvragen en formulieren.
6. Overige correspondentie met instellingen o.a. over postadres.
7. Eventuele betalingsregelingen treffen en/of het (financieel) vermogen en goederenbezit ordenen (met behulp van derden).
8. Staat van bezittingen en schulden vanaf de beschikkingsdatum samenstellen.
9. Het bijhouden van de financiële mutaties.
10. Het verstrekken van kas- en zakgeld.
11. Eventueel toestemming vragen aan de rechtbank voor uitgaven groter dan € 1.500.
12. Het (eventueel) verstrekken van tussentijdse financiële overzichten of overleg met contactpersonen en/of de rechtbank.
13. Na afloop van het kalenderjaar een staat van inkomsten en uitgaven inleveren bij de rechtbank voor goedkeuring.
14. Eventueel het invullen van de belastingaangifte en/of het aanvragen van toeslagen.
15. Eventueel een budgetplan maken.
16. Facturering van het honorarium en de onkosten.
17. Archivering van de klantenadministratie en de eigen administratie.

Zowaar een hele lijst van taken voor de bewindvoerder waar een groot deel administratie bij komt kijken.

administratie bewindvoerder

Opzetten van een administratie

Hoe kan de administratie ordelijk opgezet worden?
Dit kan op verschillende manieren, namelijk:
• op papier
• elektronisch
• deels op papier, deels elektronisch
• Smart FMS (voorbeeld, er bestaan meer automatiseringssystemen voor bewindvoerders)

Zodra een klant zich aanmeldt, is het verstandig alle gegevens in een ordner bij te houden en de gegevens in te delen in verschillende categorieën eventueel met behulp van scheidingsstroken. Bijvoorbeeld;

• Persoonsgegevens en intakeformulier
• Formulieren en overeenkomsten
• Plan van Aanpak
• Correspondentie
• Financiële gegevens zoals bankafschriften e.d.
• Rechtbank
• Belastingen
• Diversen
• Urenverantwoording en declaraties

Naar gelang de gecompliceerdheid van de klant dienen er meer (sub)categorieën te komen. Wel is het handig een eenmaal gebruikte indeling te blijven volgen en niet ineens alles weer te wijzigen. Het is verstandig om jouw werkwijze, de administratieve organisatie, op papier te zetten. Dit is niet alleen makkelijk voor jezelf maar ook indien er personeel bij je komt werken, zodat men alles nog eens rustig na kan lezen. Voorts bevordert dit de eenduidigheid in de werkwijze. Eventuele veranderingen dienen wel te worden bijgehouden.

Ook is het tegenwoordig mogelijk om alles elektronisch in een zogeheten “klantendossier” vast te leggen. Je kunt je voorstellen dat bij een grote caseload (aantal klanten) het voeren van een handmatige en papieren administratie niet meer effectief is. Een elektronische administratie heeft ook als voordeel dat in principe op kantoor of elders alles makkelijk na te kijken is. Ook is het mogelijk diverse overzichten te printen.
Echter bedacht moet worden dat het bijhouden van een dagelijkse back-up een randvoorwaarde is om dit te doen. Deze back-up dient dan ook op een andere plaats te worden bewaard dan op kantoor (dus ook niet in de kantoorkluis).

Interesse in de opleiding tot bewindvoering? Bekijk meer informatie over de klassikale of online opleiding

vroegboekkorting

Ook geldig i.c.m. €1000,- STAP-budget subsidie

16108